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  • 如何做好酒店財務管理工作?

  • 發布時間:2017-10-19 來源:Yumstone易石軟件
以前說到酒店財務,大家就會想到記賬、算賬;說到酒店財務管理,大家同樣會想到那是計財部的事,與其他部門沒關系。而現代酒店財務管理則是酒店經營管理的核心,任何一個部門、任何一個人都和財務管理發生著關系,凡涉及酒店資金流向的每一個環節,從采購到加工、到銷售、到資金回籠、再到采購,都滲透著財務管理。酒店資金的循環過程稱作酒店供應鏈體系,供應鏈體系是否高效有序運轉,決定酒店財務管理目標的實現。  


目前,酒店行業的財務機構設置一般根據不同的規模、等級和內部管理的需要而制定,沒有固定一成不變的模式。大部分酒店財務管理共由五部分組成:會計核算、審計、收銀、采購和供應(庫房),財務總監直接分管財務部及其采購、供應;財務部是直接由總經理領導的一個重要部門,財務部的機構設置決定了財務部的特殊地位。從實踐中我深深體會到這種財務機構設置的好處是: 


其一,可以建立相應的職能機構和組織體系,以協調管理人員的日常工作


有利于節約和調動人力、物力、財力;統一控制和調動,加速資金周轉,保證會計核算工作順利進行,充分發揮財務與會計的“反映和監督”的職能。使我們的財務管理工作各個環節能環環相連,做到以經濟主體運行的有序性來應對市場經濟環境的非確定性。財務部設置成本控制部及成本經理(因我酒店規模不大只設置成本會計),直屬財務經理或財務總監管理,對于整個酒店的成本控制、毛利率的調整、成本核算、合理庫存量的調整等,能起到決定性的作用。成本經理又管轄食品控制員、飲料、煙酒控制員、物料用品控制員,使他們對自己分管的項目,各司其職,各負其責,形成層層把關,有利于酒店總成本的控制。成本控制部的工作范圍就是成本核算,尤其是餐飲成本核算(一般酒店均配置2-3名工作人員)。按慣例。餐飲部各餐廳的菜單上的每一道菜肴,都必須有一份標準的成本核算單,這是一項工作量巨大的又十分繁瑣細膩的工作(又稱菜單工程),每一份菜肴的所有原料、輔助配料的分量、單價都必須一一核算并記錄在案。這項工作就是由成本控制部與廚師共同完成,完成后的“標準菜單配方”是各個餐廳廚師日常操作的樣板和“圣經”,主要菜單經過試制整盤,還要拍照立樣。形成菜單資料庫,成本控制部要據此進行成本核算和控制,發現有不正常的成本訊號。有向廚師長提出予警的職責。有了成本控制部的合作,餐飲部可以在每個月心中有數地完成部門的目標利潤。試想一下如果沒有成本控制,餐飲部工作就會缺乏理性指導而只能“跟著感覺走”,而我們王子國際酒店缺少的就是這本“圣經”。 


其二,采購部與倉庫直屬財務部 


便于了解商業、市場行情,降低經營成本,防止濫用資金和積壓物資。其優點是:1、有利于酒店采購成本的控制。酒店采購價格如何確定直接影響成本的水平。國際酒店內對采購成本確定一般是由采購部與財務部共同派員調查確認,對任何一個“采購申請單”一定要充分調查,實行貨比三家,最后由財務總監決定,對食品原料貨物的采購,因其價格隨季節變化頻繁,一定要由餐飲部,成本控制部、采購部共同派員進行市場調查,根據調查結果扣除一定的批零差價,最后確定采購價。采購價格不會由采購部門和供應商說了算。2、有利于調控成本率。餐飲部成本率高低如何變化與采購部進貨價關系密切,如果發生餐飲成本率異常,財務部門就可以立即采取行動,降低采購品種和質量,從而調整到適當的價格和成本率。 


  3、采購部直屬財務部除了有利于財務部了解價格行情、及時監控降低成本外,還有利于避免部門分散,互相扯皮情況的發生。   其三,設置專職的日審與夜審 對收入的確定是國際酒店十分重要的工作,為了保證收入準確及時,國際酒店專門設置了日間稽核員(日審)和夜間稽核員(夜審),“從事夜間核數工作的人員過去中國酒店、賓館沒有這個職務”。由收款員到夜審、日審核對收入,層層審查、層層把關、確保酒店的收入不受損失,也保證了客戶應收帳款的及時回收。餐廳收款員下班后,他們的收款機要由夜班核數員去清機,因為清機號碼和鑰匙只有夜班專人掌握,清機的同時打印出當班收入報告及收款員的值班報告;同時日審對餐廳送來的菜單定單與報表核對,從管理制度上保證了收入的準確無誤。夜班審核專門在晚上10-早6點上班,主要負責審核各營業點交來的收款報告和帳單,做銷售總結報告,并與前廳

接待報告核對,當天的收入報告第二天早上8:30前報告財務總監,經過夜審、日審工作,保證收入的及時入帳、結帳,不易跑帳漏帳,十分科學。曾經聽說某酒店新來一位不熟悉業務的總經理曾經懷疑收款主管存在收款不入帳問題,竟下令進行核查,一查才知道,嚴格的內部控制制度,經過日審、夜審的工作,根本不可能導致主管收入不入帳問題的產生。 


其四,餐廳和其他收銀由財務部管理 


  收銀員不直接同客戶接觸;通過服務員的媒介,避免在收銀員、客人、服務員之間出現漏洞和差錯,同時也便于互相監督和控制餐飲成本和營收。 


其五,總出納集中管理酒店資金的統收統支 


國際酒店對現金流量的控制與管理十分重視,“現金是金”的理念,深入人心。內部控制程序嚴謹又十分清晰。財務部對庫存現金(含銀行存款)要求必須每日盤點,并向財務總監提交《每日現金流量表》。現金的盤點人是由日審(稽核)進行的,目的是保證庫存現金的安全和合理使用。按規定每月財務部必須按期編制現金流量計劃與供應商付款計劃,并向總經理報告付款情況。以保證現金按規定計劃流動,確保酒店的正常運營。對酒店現金的支付程序也十分嚴格,每一筆現金支付都要經過部門經理、主管領導、財務經理、財務總監和總經理的審簽同意,對總經理的開支,財務總監審批后還要報上級主管審批。缺一項簽章現金都不能支付出去。各行政與營業部門均無權對外直接采購物品,都必須通過“采購申請單”一個渠道,按規定逐級批準后,由采購部集中辦理采購業務,經財務部的驗貨、業務使用部門收貨后,此筆采購費用方可支出。國內酒店對現金流量的管理重視程度不夠,不能說沒有計劃性,但畢竟線條較粗,更不可能做到天天盤點,天天編制現金流量表,對本部門使用的物品,由本部門申請資金后即可指派采購或者本部門員工購買。而后總經理簽字后即可到財務部報銷支款,中途甚至不必驗收。   另外,通過健全酒店財務管理制度,達到營業收入控制的結果。 控制是管理的基本職能之一,酒店銷售收入控制是酒店內部財務管理的重要部分。由于營業收入控制環節中涉及崗位多,包括酒店服務員、收銀員、房務中心、廚房、酒吧、前臺、稽核員等多個崗位。要想搞好酒店收入控制,必須明確各崗位權限且協調統一,才能達到良好控制效果。同時,酒店空間廣、人員流動性大,顧客類別不一,酒店顧客中有當地客人、團體客人、有住店客人、非住店客人之分,而且這些客人層次各異,造成控制難度加另外,必須樹立“以人為本”的成本控制理念。   


人是管理與經營的根基和土壤。成本控制和實施主體是酒店全體員工,僅靠財會人員或成本控制人員來實施是不夠的,必須靠全體員工積極參與。“以人為本”的管理觀念,就是充分認識人的價值,挖掘人的潛力,激發人的活力,有效地提高人的素質,并使其得到最優的結合和積極性的最大發揮。酒店員工最熟悉酒店經營程序、服務規程和在經營工作中的一切物料消耗及費用開支情況,也最有辦法控制成本,而且員工的參與使得事事有人控制,處處有人把關,隨時找差距,隨時作調節,大大提高成本控制的效果。充分發揮員工的潛能,激發員工搞好控制成本的自覺性。 

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